Ausgangssituation
IT-Organisationen arbeitet oftmals zu isoliert von den Geschäfts-/ Kernprozessen des Unternehmens und haben kaum ein Gesicht in den Prozessen vor Ort. Demzufolge kennen und erkennen IT-Ogranisationen kaum die bestehenden IT-Probleme und Bedürfnisse der Fachbereiche in Unternehmen, wodurch die Geschäfts-/ Kernprozesse der Fachbereiche nur unzureichend von IT-Organisationen unterstützt werden.
Gleichzeitig verschieben sich durch die globale Digitalisierung die Kernkompetenzen einer unternehmenseigenen IT-Organisation weg von der technischen IT-Infrastruktur hin zur aktiven Unterstützung der Unternehmensprozesse. In einigen Unternehmen ist diese Prozessfokussierung der internen IT-Organisationen bereits deutlich zu erkennen.
Spätestens jetzt müssen die IT-Organisation der Unternehmen umdenken und sich stärker in den Unternehmensalltag integrieren!
Zielsetzung
Als Mitarbeiter/innen der IT-Organisation in Fachabteilungen des Unternehmens – am Ort der Dienstleistungserbringung – präsent sein! Als Mitarbeiter/in der IT-Organisation die Unternehmensprozesse verstehen, um verantwortungswürdiges Interesse und Verantwortungsgefühl sowie auch unternehmensspezifisches Fachwissen im IT-Kontext zu erlangen. Diese Zielsetzung wird nur durch Beobachtung, Fragen stellen, persönliches Verständnis ableiten und Hilfe anbieten vor Ort in den Unternehmensprozessen erlangt. Obendrein sollen die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation durch die Unternehmensfachbereiche bewertet werden, um ein persönliches Feedback als Dienstleistungserbringer/in zu bekommen.
Methodik
Alle Mitarbeiter/innen einer IT-Organisation werden nach Terminabstimmung mit den Verantwortlichen in den Fachbereichen für ca. 4 bis 5 Stunden in die jeweiligen Fachbereiche geschickt, um dort den Ablauf vor Ort (die Prozesse) aktiv mitzuerleben. Hierbei sollen die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation entsprechende Unternehmensteile/ Fachbereiche besuchen, zu denen sie bisher wenig oder keine Berührungspunkte hatten, damit die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation eine neutrale Prozesseinsicht bekommen. Bei diesem Termin müssen die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation dem Personal vor Ort nachfolgende Fragen stellen:
- Welche Informationen benötigen Sie aus IT-Informationssystemen zur Durchführung Ihrer Aufgaben? Welche IT-Informationssysteme nutzen Sie dafür?
- Welche Informationen müssen Sie in IT-Dokumentationssystemen im Rahmen Ihrer Aufgaben dokumentieren? In welchen IT-Dokumentationssystemen dokumentieren Sie diese?
- Welche Hilfs- und Arbeitsmittel sind zu Ihrer Aufgabenbewältigung erforderlich?
- Welche Änderungen würden Sie sich wünschen, was die Aufgabenbearbeitung betrifft? Was würde Ihnen hier die Arbeit deutlich erleichtern?
- Wo gibt es in Ihrem Bereich immer wiederkehrende Probleme im Bezug zur IT?
- Wenn Sie im Bezug zur IT drei Wünsche frei hätten, welche Wünsche wären das?
Ebenso müssen die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation sich bei Ihrem Termin in dem jeweiligen Fach-/ Unternehmensbereich einen erlebten Prozess auswählen und diesen Prozess visuell beschreiben bzw. die einzelnen erlebten Prozessschritte modulieren. Nach dem Termin müssen die Mitarbeiter/innen der IT-Organisation auch die Frage:
- Wo haben Sie aktiv und in welcher Form die Prozesse bei Ihrem Termin unterstützt?
beantworten. Das Ergebnis des Termins ist vom jeweiligen Mitarbeiter/innen der IT-Organisation in der IT-Fachbereichsbesprechung zu präsentieren. Abschließend wird die Bewertung des jeweiligen IT-Mitarbeiters, welche durch die Fach-/ Unternehmensbereiche erfolgen soll, mit dem/ der einzelnen IT-Mitarbeiter/in persönlich besprochen.
Mit diesem Konzept hat man eine Möglichkeit die Mitarbeiter/innen in die Ansätze des Prozessmanagement zu entwickeln und erreicht auch das Hinterfragen der eigenen gelebten Prozesse.
c4ehc - Jens Schulze 